Kapitel 3.2

Organisationsprofil

Vereinsorgane, Geschäftsführung und Team

Dem Verein gehören 46 ordentliche Mitglieder an. Es gibt keine Fördermitglieder. Unsere Mitgliederversammlung fand am 22.09.2022 erneut hybrid statt. Auf der Mitgliederversammlung wurden folgende Beschlüsse gefasst: Die Feststellung und das Einstellen des Jahresergebnisses; die Entlastung von Vorstand, Kassenwartin und Geschäftsführung; die Wiederwahl der Vorstandsmitglieder Kristina Klein, Gabriele C. Klug, Daniel Dietrich, Lea Gimpel, Stefan Heumann und Felix Reda; die Wahl der Vereinsmitglieder Maria Reimer und Mark Brough als Kassenprüfer:innen; die Bestätigung der Solidaris GmbH für die Durchführung der Wirtschaftsprüfung des Geschäftsjahres 2022. Geschäftsführerin ist seit 2020 Dr. Henriette Litta.

Mitglieder des Vorstands
Vorsitz	Kristina Klein
Kassenwartin	Gabriele C. Klug
Beisitzer:innen	Daniel Dietrich, Lea Gimpel, Dr. Stefan Heumann, Felix Reda

Unser Team ist in diesem Jahr gewachsen und zählt nun 34 Personen (Vorjahr: 27). Im GF-Bereich haben wir unsere Policy-Kapazitäten verstärkt, zunächst mit einem Praktikanten, dann mit zwei Projektmanager:innen. Eine Community-Redakteurin wurde bei Code for Germany eingestellt, um die Aktivitäten des Netzwerks besser zu verknüpfen. Bei FragDenStaat kamen in diesem Jahr ein Software-Entwickler, eine Researcherin, eine weitere Juristin und zwei Projektmanagerinnen für die Öffentlichkeitsarbeit neu ins Team. Bei Jugend hackt wechselte die Programmleitung. Ab März 2022 wurde das Programm von Nina Schröter und Anne Ware in Doppelspitze geleitet. Im Mai kam dann noch eine Eventmanagerin neu an Bord. Beim Prototype Fund wurde eine Elternzeitvertretung für ein Jahr für eine der beiden Programmleitungen eingestellt; darüber hinaus wurden zwei Vakanzen aus 2021 mit zwei neuen studentischen Hilfskräften nachbesetzt.

Die Lohnstruktur der OKF lehnt sich an den aktuell gültigen Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder an. Die Geschäftsführung verdiente 2022 5.593,59 Euro (E14/S4); alle Projektleitungen verdienten 4.748,54 Euro (E13/S3).

Interessenkonflikte / Verflechtungen

Sieben hauptamtliche Teammitglieder sind auch Vereinsmitglieder und damit stimmberechtigt in der Mitgliederversammlung als Aufsichtsorgan der OKF. Ihr Anteil macht jedoch nur einen geringen Anteil der Mitglieder (46) aus. Ebenfalls Vereinsmitglieder und daher stimmberechtigt sind die Vorstandsmitglieder. Sie sind ehrenamtlich tätig und erhalten keine Bezüge – weder Gehälter oder Aufwandsentschädigungen noch Sachbezüge. Kein Vorstandsmitglied arbeitet vertraglich für die OKF. Es gibt keine finanziellen, persönlichen oder rechtlichen Abhängigkeitsverhältnisse zwischen Vereins-, Vorstands- und Teammitgliedern und anderen an der Finanzierung der OKF beteiligten Organisationen. Es bestehen keine Verwandtschaftsverhältnisse innerhalb der Organisation.

Die OKF hat einen Verhaltenskodex (Code of Conduct), an dem die Organisation ihr Handeln ausrichtet. Dort sind die Prinzipien Überparteilichkeit, Unabhängigkeit, Finanztransparenz, Kooperation mit Partner:innen, die unsere Werte und Ziele teilen, verankert. Die Überwachung der Einhaltung und als Ansprechperson für Team und Vorstand obliegt der Ethikbeauftragten, an die sich jede:r wenden kann. Für den Vereinsvorstand gibt es eine gesonderte Geschäftsordnung, in der auch Compliance-Regeln, z.B. Karenzzeiten, enthalten sind.

Neue Stabsstelle für Organisationsentwicklung

Im Januar richteten wir eine eigene Rolle für Organisationsentwicklung ein, als Stabsstelle im Team der Geschäftsführung. Die Stelle wurde intern mit Sonja Fischbauer besetzt, die 2018 zur OKF kam und im Jahr 2021 als Communitystrategin agierte.

Im Rollenprofil verankerten wir:

• Begleitung von Governanceprozessen (Governance-Modell, Zirkel, Entscheidungsstrukturen)
• Schnittstelle zwischen Strategie und operativer Umsetzung
• Weitentwicklung der Communitystrategie
• Inhaltliche Konzeption des Teamretreats
• Wissensmanagement, darunter Koordination des Jahresberichts
• Organisationskoheränte Entwicklung neuer Projekte im Akquiseprozess
• Sonderprojekte im Bereich Operations, z.B. Change Management für IT-Projekte
• Mitglied im Personalentwicklungszirkel

Geglückter Umzug zur Nextcloud

Praktisch die gesamte Arbeit aller Mitarbeitenden der OKF passiert online, kollaborativ in cloudbasierten Dokumenten. Im Jahr 2022 migrierten wir die Strukturen, die zehn Jahre im Google Drive gewachsen waren, auf unsere eigene Nextcloud-Instanz. Für ein IT-Projekt dieser Tragweite ist es in Organisationen unserer Größe nicht unüblich, externe Beratung und Prozessmanagement anzukaufen. Wir schafften den Umzug mit eigenen Ressourcen. Der größte Erfolg in dieser Hinsicht ist jedoch, dass in diesem gravierenden Wechsel das Team generell positiv gestimmt war. Der Wechsel zu Nextcloud bedeutete für alle eine Umstellung, die zwar einige Verbesserungen brachte, in der jedoch auch gewohnte Features wegfielen. Dabei blieb das Team nicht immer euphorisch, jedoch stets konstruktiv und wohlwollend. Im Nextcloud-Umzugsteam, bestehend aus Organisationsentwicklerin und Systemadministrator, legten wir Wert auf transparente Kommunikation und schnelles Reagieren. Wir stellten für die erste Testphase eine Gruppe von engagierten Erst-User:innen zusammen, richteten eigene Kommunikationskanäle für Fehlermeldungen ein und sprachen offen über unsere Herausforderungen. So gestaltete sich ein Prozess, der unter anderen Bedingungen schnell zu Frust, Produktivitäts- und Stimmungseinbruch führt, in unserem Fall weitgehend reibungslos und konstruktiv.

Neues Projekt gut integriert

Ob ein neues Projekt erfolgreich sein wird, wie gut es wirken kann und wie nachhaltig es ist, entscheidet sich zu einem Großteil schon während der Planung. Die Erfahrungen der letzten Jahre haben uns gezeigt, dass es sich lohnt, viel Zeit zu investieren, bevor wir ein neues Projekt in der OKF starten. Im Berichtsjahr entwickelten wir das neue Projekt Open Data in Verwaltungen mit der Stiftung Mercator. Zu diesem Thema gibt es viel historisches Wissen zu bisherigen geglückten und gescheiterten Maßnahmen in der OKF und in unserer Community. Dieses Wissen abzuholen, und in unsere Planung zu integrieren, erforderte viel Zeit und mehrere Kommunikationsschleifen. Die Stiftung Mercator war uns dabei eine ausgezeichnete Partnerin. Die fertige Projektskizze wurde letztendlich vom Entscheidungs-Jour-Fixe verabschiedet. Nach der langen Planung gingen die nachfolgenden Schritte schnell von der Hand. Die Projektinhalte und die neuen Rollen fügen sich nahtlos in die Organisation ein und die Community wirkt gerne mit.

Operative Zirkel

Im Berichtsjahr arbeiteten die Teammitglieder des Personalzirkels und die des Kommunikationszirkels an organisationsübergreifenden Themen. Der Community-Zirkel (intern auch AG Community genannt) löste sich nach erfüllter Mission planmäßig Anfang des Berichtsjahres auf, nachdem wir die Neuausrichtung unserer Arbeit mit Ehrenamtlichen verfestigt hatten. Community-Arbeit findet in den einzelnen Projekten statt, besonders bei Code for Germany führen wir die Themen des Community-Zirkels weiter (siehe Kapitel Projekte, Code for Germany). Den im Superwahljahr sehr aktiven Policy-Zirkel legten wir mit Anfang 2022 ebenfalls ruhend. Organisationsübergreifende Policy-Arbeit wurde im Geschäftsführungsbereich verankert (siehe Kapitel Einführung, Policy-Arbeit).

Verstärkter Austausch im Team

Eine Herausforderung unserer Organisation ist es, den stetigen Austausch zwischen den Projekten zu gewährleisten, die alle inhaltlich und strukturell autark arbeiten. Für solchen Austausch lassen sich Formate, Prozesse und Kanäle bereitstellen. Die Qualität des Austauschs steht und fällt allerdings mit der gelebten Kultur und den zwischenmenschlichen Verbindungen – Parameter, die sich leicht erkennen, aber schwer quantifizieren lassen. Im Berichtsjahr konnten wir beobachten, dass der Austausch zwischen den Projekten stärker wurde. Eine Rückeroberung des Büros nach Corona und der damit verbundene persönliche Kontakt ist ein möglicher Faktor dafür. Wir hatten 2022 auch mehr dezidierte Austauschformate: einschlägige Sessions auf dem Teamretreat oder der daraus entstandene neue OKF-Updates-Brunch. Die Formate tragen zur gestärkten gemeinsamen Identität bei, und wir beobachten kürzere Wege im Austausch zwischen den Projekten.

Langfristige Entwicklungen

Erfolgreiche Organisationsentwicklung zeigt sich auf lange Sicht. Feedback zu Prozessen kommt unserer Erfahrung nach eher dann, wenn etwas nicht läuft – wenn alle zufrieden sind, ist es still. Während des Berichtsjahres war es teilweise schwer, Erfolge zu erkennen. Hier lohnte es sich für uns, 1. einzelne Maßnahmen laufend zu dokumentieren und 2. Entwicklungen über die Zeit zu beobachten, bei Reflexion in größeren Abständen. Beim Jahresrückblick zeigt sich, dass wir einiges geschafft haben.

Ausblick

Für das Jahr 2023 geplant haben wir 1. konkrete Maßnahmen zur DEI-Arbeit in der OKF; 2. Weiterführung des Chance Managements zum Umzug von Google Drive auf Nextcloud; 3. Stärkung des Teamretreats als zentraler Austauschraum; 4. Evaluierung des Governance-Modells, mit Fokus auf den Zirkeln.